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D009秘书如何处理好人际关系
2020-04-29 11:18:31         0  加入收藏    阅读本文需要支付:20.00

  D009秘书如何处理好人际关系


  投稿:乐乐全文5700字20片


  前言


  你是几级秘书


  很多人认为,当秘书很容易,只要传达好领导的批示就完事了。就拿通知开会来说,经常出问题:开会时间过了,还有很多人没有到,说没有收到通知。有时人是到齐了,却在海阔天空地聊,说不知道开什么会,有时领导在上面讲到兴头上,想画一个图,却没有找到笔和画板,出了这些问题,都是秘书失职的一个表现:


  秘书也有一个八级,就以通知开会来说:


  一级秘书:发通知。通过电子邮件等形式发出会议通知。


  二级秘书:抓落实。为了通知到位,在黑板上写,在广播上播,在电子邮件上发,之后再打电话,落实到人。


  三级秘书:重检查。通知落实到人后,要会前30分钟提醒需要参加会议的人员准时到会,如有不得临时不能到会,应立即汇总报领导,看开会要紧还是办事要紧,要不要换人,保证领导知悉缺席情况。


  ……


  七级秘书:下文件。会议召开后,整理会议纪要,并且征得领导同意,是否给与会人员下发会议纪要或记录,对需要解决的问题、方案是不是要下文件和通知,要不要对会议进行宣传报道。


  八级秘书:定责任。针对会议确定的各项任务、工作列出具体的责任人和完成时间,下发文件、通知。跟踪检查议定事项的落实情况,并向领导反馈。对完成好的要给予表扬,对于遇到困难要给予协调帮助,或向领导反映,从而把会议精神落实到位。


  开会的目的是解决问题,因此要开的有效果、有质量、解决问题的会。领导一句话通知开会,接下来的工作就是秘书。会开的如何,会后问题解决如何,工作完成的如何,就看秘书的执行水平、能力和素质。


  王兆国提出新时期秘书工作的四个转变:


  1、从简单的办文办事转变为既办文办事又出谋献策;


  2、从单纯收发传递信息转变为既收发传递又综合处理信息;


  3、从凭老经验办事转变为实行科学化管理;


  4、从被动服务转变为力争主动服务


  指明了秘书工作的目标、要求和做法,是新时期秘书工作的指导方针。


  从属性是秘书工作的根本属性。自秘书工作产生之日起,它就一直从属于一个统治集团、一个社会组织、一个领导群体或一个领导人,其服务对象始终是领导者和领导活动。


  秘书从属于领导,秘书工作服务从于领导工作需要,是秘书活动的基本规则。秘书必须按照领导意图办事,不可自作主张,秘书可以向领导人提出不同意见和建议,但在行动上必须服从于领导安排,不得我行我素。


  一、做好企业秘书工作三部曲


  1、一心一意跑好腿,办好事,做好事务性工作


  报告显示:政府机关秘书平均每天的写作量为3000字,而企业秘书的写作量不到1000字。可企业秘书总是加班加点,工作量很大,一些突发性、临时性的工作令人苦不堪言。


  忙什么?回答:跑跑腿,做做杂事。办文、办事、办会,是企业秘书每天做的最多的就是办事、跑腿。主要表现:


  一是杂。接听电话、布置会场、订购车票、登记盖章,以及宾客迎来送往、材料的上呈下发、物品购置、信息沟通、企业秘书花费了大量的时间和精力。


  二是乱。企业的事务性工作很难按同一既定规程去办,做的时候无章可循,做了之后不总结规律。


  三是虚。有些事情,看似简单,实则深奥。秘书一天忙到晚,干不少事,很难看到做完这些工作取得什么成绩,没有明显的成就感。所以秘书应该顺应这些特点,要静下心来,放下架子,认认真真,一心一意地把这些琐事、杂事办好,绝对不能高不成、低不就,对事务性工作不能嗤之以鼻,敷衍了事。跑好腿、办好事,这是企业秘书的第一步。


  2、主动出击找活干,干好活,取得领导的信任


  秘书不能坐等领导吩咐而是积极主动地找活干,在干活中提高自己、锻炼自己,把事情办好。只有如此,才能真正为领导分忧。


  找活干有许多技巧:一是时间上要紧密跟随。上班时,秘书在尽可能使自己与领导在一起的时间长些,要主动接近领导,领导延迟下班,秘书也不能急于下班。二是空间上紧密跟随,若条件允许,领导参加的会议等,尽可能参加。三是思想上紧密跟随。对于领导所操心、所思考的事情,秘书都要认真研究,了解和熟悉,尽可能站在领导的角度去看问题、考虑问题。四是和领导交朋友。多与领导进行交流,有想法、有事情大胆讲出来,让领导知道你在做什么,想什么,成为他可推心置腹的朋友。


  3、开动脑筋搜信息,提建议,做好领导的助手


  企业秘书在领导决策的时候提供咨询和帮助,那才是真正的领导助手。


  为领导提供决策服务,重要的一点是尽可能地多搜集各类信息,并分析、筛选出有价值的信息提供给领导。一是多关心政治,了解国家大事。二是通晓本企业的经营状况。三是学好现代化办公工具。


  二、秘书应具备的“五个能力”


  把文字表达能力作为衡量工作能力的唯一标尺,过分强调文字运用能力,而忽视了综合素质的培养和提高。不少人员文字表达能力相对较强,而人文知识、技巧沟通、建言献策等能力相对较弱。应具备以下几种能力:


  1、人文知识能力


  目前,办公室人员对计算机、外语等技巧型知识掌握较多,而对历史、地理、风土人情、政治经济懂得少。人文知识缺乏,在某种程度上制约了办公室人员观察力、思考力、辨别力和创新力,易导致个人思想行为的偏颇,分析问题缺乏理性。应该从以下几个方面着手:一是加强人文素养的学习。主要是学习中国传统文化,如儒家、道家学说中的中庸、孝道、诚信等等,但要注意正确对待,取其精华,这样才能起到美化人性、完善品德、净化心灵的作用,对个人的身健康也大有裨益。二是加强人文知识学习。学习天文、地理、历史、管理等知识,可以起开阔视野、拓展思维的作用,这对开阔写作思路很有好处。三是开展敬业精神教育,敬业精神是人文素养的一个方面。受社会和环境因素影响,少部分人缺乏敬业精神,因此有必要开展敬业意识教育,培养他们的诚信、敬业、忠诚有思想。


  2、沟通协调能力


  现象:只重埋头干活,不重协调沟通,导致周围人际关系“空心化”和消息闭塞化。


  一要提高语言表达能力,为沟通协调准备“工具”。既要注重观察学习,也要注重初中锻炼,遇到开会时要踊跃发言,锻炼口才。二是学习沟通技巧,多向身边的同志学习,多向书本学习,多向实践学习。三是学习礼仪接待知识,为沟通协调完善手段。


  3、建言献策能力


  应把握好四点:


  一是要建言要准。对自己建言的议题要心中有数,最好是自己熟悉的领域,同时又是大众关心、领导关注的热点问题、难点问题焦点问题,从而提高自己建言的命中率。二是建言的思路要新。对自己的建言议题要充分的思考和调研,要有新观点、新思维和新措施,避免人云亦云。三是建言内容要贴。建言的内容要紧密联系实际,要实在具有可操作性,有利于问题的解决。四是建言的理由要足。对建言的议题要有充足的理由,不能虚无缥缈,为建议而建议。五是建言环境要适。要把握好建言的场合的时机,使领导乐意接受。


  4、心理调节能力


  一是培养自制力。在工作上遇到烦恼或困难时,一定要控制好情绪,避免被动失控。二是提高承受力,注意磨练自己的心理意志,提高心理承受力。三是疏导冲击力。注意调整心态,主动融入社会,融入生活,对荣誉和个人前途又有良好的心态。


  5、观察思考能力


  如果说文字写作能力、服务协调能力、出谋划策能力是拉动办公室工作的三驾马车,那么观察思考能力就是三驾马车的轴心,提高观察能力要做到三性:一是注意观察思考问题的前瞻性。在观察问题时,要看得深、看得远、思维要超前。二是注重观察思考问题的独特性。观察分析问题要有独特的视角,避免常规思维、力求创新。三是注重观察思考问题要有深度,不能人云亦云,也不能浅尝辄止。


  三、秘书如何进行心理调整?


  1、善于减压。法国心理学家齐加尼克曾做一个实验:他将自愿受试者分为两组,让他们去完成20项工作。期间,齐加尼克对一组受试者进行干预,使他们无法继续工作而未能完成任务,而对另一组则让他们顺利完成全部工作。实验得到不同结果。虽然所有受试都接受任务时都显现出一种紧张状态,但顺利完成任务者,紧张状态随之消失;而未完成任务者,紧张状态持续存在,他们的思绪总是被那些未能完成的工作所困扰,心理上的紧张压力难以消失。这种因工作压力所致的心理上的紧张状态被称为“齐加尼克效应”。秘书工作节奏非常紧张,心理负荷重,易产生效应,秘书如果对快节奏的工作处理不当或不适应,则易产生紧迫感、压力感和焦虑感。秘书可以采用转移注意力、培养自己的某种业余爱好、与别人交往等方法减压。


  2、缓解焦虑。秘书由于工作压力过大,当遇到挫折或自己的成就动机得不到及时满足时往往会产生焦虑。秘书要敢于面对焦虑,增强信心,对未来充满信心,不为一时一事所困扰,不要为小小的得失而耿耿于怀。


  3、善于倾诉、宣泄情绪。遇到心理问题,秘书人员可以寻找外援,向自己的至爱亲朋倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦,从而得到安慰和劝解。有了重大痛苦,发泄一下、痛苦一场、诉说一番是完全有必要的。


  四、秘书如何处理好人际关系


  1、如何处理与多位领导的关系


  一名秘书同时服务于多位领导,往往出现因领导意见不一致而无所适从。工作中一定要避免多头请示,而应该按照领导的工作分工请示主管该项工作的领导。


  ……

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